KOLLEKTIIVINEN PEILIIN KATSOMISEN TAITO

Kirjoitan tämän tekstin hivenen turhautuneena kaikenlaiseen kehittämiseen yhdessä ihmisten kanssa. Yleisesti ottaen on kuitenkin todettava, että fasilitoimani yhteissuunnittelu työpajoissa on nopeasti tuloksiin johtavaa, ihmiset mukaan innostavaa ja mukavaa työtä tiiviissä yhteistyössä. Usein mukana on ihmisiä organisaation johdosta työntekijöihin ja yhteistyökumppaneista asiakkaisiin (/palvelun käyttäjiin).

Mutta. Pitkä kokemus kertoo, että paljon on asioita, joihin edes pätevä fasilitoija ei pääse vaikuttamaan, vaikka kuinka haluaisi. Tässä kirjoituksessa kuvailen ilmiön oireita ja lopuksi hahmottelen vaivoihin sopivaa hoitoa.

Yksi keskeisistä ongelmista on sitoutuminen ja läsnäolo. Mihinkään ei oikein haluta sitoutua, koska se voisi tarkoittaa lisää töitä ja vastuuta. Aika usein näyttää siltä, että yksilö ilmaantuu paikalle, mutta ei ole läsnä. Hän saattaa tehdä muita töitään tai ei muuten vain ole henkisesti paikalla yhteisessä tekemisessä. Tällainen toiminta on itsekästä, muiden osallistujien kannalta harmillista ja yhteistä työtä monin tavoin hankaloittavaa. Ihminen, joka ei sitoudu eikä ole läsnä, on eräänlainen vapaamatkustaja.

Tästä päästään sujuvasti työelämän teatteriin. Vaikuttaa vahvasti siltä, että työpaikallaan liian moni on vain osallistuvinaan tai tekevinään jättääkseen hyvän vaikutelman. Toisaalta esimerkiksi yhteissuunnittelun työpajoja järjestetään liian usein siten, että niihin osallistuu vain ihmisiä, joilla ei ole todellista päätösvaltaa mistään. Työpajassa voidaan suunnitella kaikenlaista kiinnostavaa, mutta yhteisesti tehdyllä työllä ei välttämättä ole vaikutusta yhtään mihinkään. Olemattomat vaikutusmahdollisuudet syövät ihmisten motivaatiota, eikä muutaman kerran tällaista pelleilyä kokenut enää halua osallistua ”lippulappuleikkeihin”. Näin siitäkin huolimatta, että työpaja on ollut tuloksiltaan erinomainen. Tuloksia ei vain saada vietyä eteenpäin. 

Asiaa pahentaa se, että näin saatetaan tehdä organisaatioiden johdon toimesta tietoisesti. Ihmisille halutaan jättää vaikutelma osallistumisesta ja aidosta kuuntelusta, vaikka mitään halua työntekijöiden mukaan ottamiseen ylätason kehittämiseen ja päätöksentekoon ei olisikaan. Toisesta näkökulmasta tarkasteltuna törmään säännöllisesti myös työntekijöihin, joilla näyttäisi olevan neliraajajarrutus käynnissä. Mihinkään ei ole halua osallistua, mitään ei tehdä omaehtoisesti ja aktiivisesti.

Turhalta tuntuu yhtälailla statuskeskeinen pönötys. Siinä kuka sanoo ja tekee on tärkempää kuin mitä ja miten. Kuinka paljon turhaa aikaa organisaatioissa meneekään kuvien kumartelemiseen, samalla kun ihmisten todelliset osaamiset ja näkemykset eivät pääse esiin?

Kollega Pekka Kurvinen kirjoitti fb-keskustelussa tarkkanäköisen huomion: ”Päällimmäisenä jatkuvassa murroksessa on vastuuton viivyttely, aikalisän ottaminen: ”palataan asiaan lomien, johtajanvaihdoksen, fuusion, joulun, organisaatiomuutoksen, lainsäädäntömuutoksen, jonkun eläköitymisen jne. jne. jälkeen. Tekosyiden ketju on katkeamaton.”

Kokemukseni mukaan yksi yleisimmistä ongelmista on vaihtoehdottomuus. ”Näin on ennenkin tehty”, ”Näin on (joskus) päätetty” tai ” Me teemme näin, koska kilpailijakin tekee”. Erityisesti kiihtyvästi muuttuvassa ja kompleksisoituvassa toimintaympäristössä hidas ja kankea, vaihtoehdoton tekeminen on kuolemaksi

Työelämän teatteriin liittyy myös työ siiloissa. Tieto ei liiku organisaation eri osastojen välillä, eikä osaaminen pääse monipuolistumaan. Melko tavallista on, että samanlaiset ihmiset palkkaavat siiloon saman koulutus- ja kokemustaustan omaavan ihmisen. Miksi näin? Siksi, että usein ihmiset arvostavat itsensä kanssa samankaltaisia ihmisiä, vaikka useissa viime aikaisissa tutkimuksissa on todettu, että tiimin diversiteetti vaikuttaa keskeisesti tiimin työn parempiin tuloksiin.

Jos työelämän teatterin saisi karsittua pois, työn teho ja mielekkyys lisääntyisi valtavasti.

Työ on myös liian usein silppua, pätkittäistä nopeaa tekemistä. Työn tekemisen kulttuuri on sellainen, että se suosii nopeata pyrähdyksittäistä tekemistä, puheluita, sähköpostiin vastaamisia sekä suuria määriä enemmän tai vähemmän turhia kokouksia. Herää myös kysymys, onko meillä nykyään edes keskittymiskykyä osallistua yhtäjaksoisesti saman asian kehittämiseen pitkäksi aikaa, lukea tai kirjoittaa yhtäjaksoisesti pidempään.

Kerran kysyin erään pohjoismaisen ison yrityksen johtajalta, miten hän on löytänyt aikaa tulla kahdeksi päiväksi yrityksensä tulevaisuuden ennakoinnin kehättämispäiville. Hän vastasi: ”Jos toimitusjohtajalla ei ole aikaa pohtia oman yrityksensä tulevaisuutta, niin sehän vasta kummallista olisi.”

Todellisuus on vallitsevasti sekä-että, ei joko-tai. Siksi asioiden esittäminen yksikertaisina ja mustavalkoisina arveluttaa. Yksikertaisuuteen ja asenteellisuuteen syyllistyvät lähes kaikki. Tähänkin on menetelmällinen ratkaisunsa: mitä tahansa kehitettävää asiaa tarkastellaan monista eri näkökulmista kokonaisvaltaisesti. Asenteet, ennakkoluulot ja yleisimmät ajattelun harhat pyritään yhdessä tunnistamaan.

Uutta osaamista, menetelmiä ja toimintapaa yritetään upottaa vanhojen hierarkkisten rakenteiden ja toiminnan päälle. Selvä esimerkki tästä on nyt yleistynyt ammattinimike yhteisömanageri. Tällä ammattinimikkeellä toimivia näkee esimerkiksi kuntien työntekijöinä. Nyt ihmisiä halutaan ”osallistaa” (termi toimii huonosti, koska se viittaa pakottamiseen) mukaan. Ongelma piilee hierakkisten päätöksentekorakenteiden ja ruohonjuuritason aktiivisuuden yhdistämisessä. Usein herää kysymys, onko tällaisella työllä oikein vaikutusta mihinkään. Myös termi manageri kertoo vanhan maailman rakenteista, ihan kuin kukaan todellisuudessa voisi ”johtaa” mitään yhteisöä. Sanoitus on tärkeää. Faslitointi on mahdollista, perinteinen käskyttävä johtaminen ei.

Yleisin ja tärkein ärsytyksen syy on se, että ongelmat kovin helposti lakaistaan maton alle. Ongelmia tunnistamaan ja ratkaisemaan pyrkiviä voidaan pitää rettelöitsijöinä. Heitä saatetaan syyttää siitä, etteivät he ole ”joukkuepelaajia”. Toisaalta on tunnistettavissa myös ihmisiä, jotka löytävät lähes kaikesta ongelmia, mutta harvemmin mitään ratkaisuja.

HOITOTOIMENPITEET: KOLLEKTIIVINEN PEILIIN KATSOMINEN

Yhteissuunnittelun hidasteena ja esteenä ovat myös esimerkiksi henkilökohtaiset intressit ja muut vaikeasti tunnistettavat tausta-agendat. Näitä ja muita taustoja voi tehokkaasti avata yhdessä ennen projektin (/työpajasarjan) alkamista työstämällä läpi 15-kohtaisen kysymyslistan. Tällä tavalla työhön osallistujat voivat tulla yhteisesti tietoiseksi työhön liittyvistä keskeisistä kysymyksistä ja vastausten alustavasta hahmotuksesta.

KYSYMYSLISTA

0. Näkökulmat

Mistä kaikista eri näkökulmista voimme tarkastella kehittämistä? On aivan olennaisen tärkeää monipuolistaa kehittämistä alusta saakka.

1.Arvot

Millaisia arvoja haluamme edistää? Miksi teemme tätä projektia?

2.Yhteinen identiteetti

Millaista yhteistä identiteettiä haluamme luoda? Miten saamme luotua hyvän yhteisen tekemisen hengen?

3.Resurssit

Millaisia resursseja on käytettävissä projektin eri vaiheisiin?

4.Osallistujat

Ketkä osallistuvat? Keiden tulisi osallistua?

5.Osaamiset

Millaista osaamista meillä on mukana? Millaista osaamista tarvitsemme lisää?

6.Välineet

Millaisia välineitä meillä on etänä osallistumiseen? Millaisia välineitä tulisi ottaa käyttöön? Esimerkkinä ilmaisista välineistä Slack ja Facebook (-ryhmä)

7.Tilat

Millaisia tiloja meillä on yhteissuunnitteluun? Millaisia tiloja tulisi kartoittaa ja varata?

8.Tiedon kerääminen

Mitä taustatietoa on saatavissa ennen projektia? Miten analysoimme saatuja tietoja ja nykytilaa?

9.Tavoitteet

Millaisia tavoitteita meillä on? Millaisia tavoitteita meillä voisi olla?

10.Vaikuttaminen

Millaista vaikuttavuutta tavoittelemme? Millaista vaikuttavuutta voisimme saada ja miten?

11.Motivaatio

Millainen on mukana olevien ihmisten motivaatio? Miten voisimme kannustaa ja innostaa ihmisiä osallistumaan?

12.Jakaminen

Miten eri työvaiheet ja tulokset on ajateltu jaettavaksi osallistujien kesken?

13.Piiloagendat

Millaisia piiloagendoja on tunnistettavissa?

14.Henkilökohtaiset intressit

Millaisia henkilökohtaisia intressejä on havaittavissa?

15.Esteet ja hidasteet

Mitä potentiaalisia esteitä tai hidasteita on havaittavissa?

Kysymyslistaan vastaamisen lisäksi yhteissuunnittelun työpajassa tai työpajoissa voidaan tunnistaa ongelmia ja haasteita sekä ratkaista niitä. Kaikkia ongelmia ja haasteita ei tietysti voi ratkaista tässä ja nyt, mutta jo niiden kollektiivinen tunnistaminen on tie kohti ratkaisua.

Kutsun tällaista työtä KOLLEKTIIVISEKSI PEILIIN KATSOMISEKSI. Ratkaisukeskeinen työ avaa tiimin tai organisaation lukkoja ja auttaa eteenpäin. Ongelmien ratkaisu yhdessä on voimaannuttava kokemus: ”Saatiinhan me tämä ratkottua.” Jotkin ongelmat ja haasteet ovat toki niin systeemisiä tai kulttuurisia, että niiden ratkaiseminen voi olla vasta pitkällisen työn tulosta. Isoja tai vaikeita ongelmia ja haasteita ei kuitenkaan kannata väistellä. Ne kannattaa silti ottaa käsittelyyn jo yhteisen ymmärryksen lisäämiseksi.

Olen huomannut, että ihmisillä on taipumus etsiä syyllistä jonkin asian toimimattomuuteen itsensä tai ryhmänsä ulkopuolelta. Siksi kollektiivinen peiliin katsominen on niin hyödyllistä. Avoin ja läpinäkyvä ote saa ihmiset pohtimaan omaa rooliaan osana ratkaisua.

Työssäni käytän peilinä tulevaisuuden ennakointikarttaa (Futures Platform), sillä ei riitä, että tunnistamme ja ratkaisemme vain nykyhetken ongelmia. Tulevaisuuden uhat ja mahdollisuudet peilinä nykyiselle tekemiselle antaa kaikille paremman ja monipuolisemman kokonaiskuvan.

Hyvin fasilitoidun yhteisuunnittelun lopuksi katsomme yhdessä ratkaisukeskeisesti, mitä kukin käytännössä tekee, sillä pelkkä ongelman sanallinen ratkaisu yhdessä ei vielä johda mihinkään. On syytä sopia, kuka tekee ja mitä tekee ihan käytännössä. Ja lisäksi on fiksua kollektiivisesti seurata, että yhdessä sovitut asiat tulevat tehdyksi.

Teksti ja kuva Jari Koskinen

Mainokset

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s